Förstudie kring gemensam skånsk arkivorganisation med tillhörande e-Arkiv

En stor del av den digitala information som uppstår och används i kommunernas IT-system är en resurs för samhället, inte bara för dagens människor utan även för framtida generationer. Genom ett e-Arkiv tillhandahåller vi ett system för bevarande och en organisation för att kunna förvalta, vårda och effektivisera tillgängliggörandet av allmänna handlingar över tid – helt i överensstämmelse med e-samhällets krav på öppenhet. Dessutom följer vi offentlighetslagstiftningen vilken är en grundbult i vår demokrati. Framtidens digitala informationshantering kräver därför strategier där arkivfrågorna behöver aktualiseras under informationens hela livscykel – faktiskt redan innan handlingarna uppstår i verksamhetssystemen tills att de slutarkiveras i ett system för bevarande. Att skapa ett hållbart e-Arkiv är på så sätt både en teknisk och organisatorisk utmaning där informationshanteringen görs beroende av olika men inbördes sammanlänkade områden

Efter ett initierande startmöte i Lund den 9 juni 2016 där idén om ett interkommunalt samarbete kring ett e-Arkiv och tillhörande organisation presenterades, har nu sammanlagt 13 kommuner gett klartecken åt en gemensam förstudie. Dessa är: Bjuvs kommun, Höganäs kommun, Klippans kommun, Landskrona stad, Lunds kommun, Perstorps kommun, Simrishamns kommun, Sjöbo kommun, Tomelilla kommun, Trelleborgs kommun, Ystads kommun, Ängelholms kommun samt Örkelljunga kommun. Förstudien kommer att pågå under 6 månader och startar i december 2016. Analysen ska utreda förutsättningarna för ett interkommunalt samarbete kring en gemensam organisation med tillhörande e-Arkiv samt undersöka vilka samverkansformer som är fördelaktiga utifrån ekonomiska, personella, juridiska, tekniska och administrativa synvinklar.