Leverantörsfakturor
Så här gör du för att vi ska kunna hantera dina leverantörsfakturor på rätt sätt.
Från och med den 1 april 2019 ska du som leverantör till Sjöbo kommun skicka elektroniska fakturor. Den nya lagen (2018:1277) innebär att alla inköp oavsett värde som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Det gäller även vid direktupphandlingar.
PDF-fakturor eller inskannande pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.
Offentliga upphandlingar som påbörjats innan den 1 april 2019 omfattas dock inte retroaktivt av den nya lagen. Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med Sjöbo kommun så gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut.
Du kan läsa mer om lagen på Myndigheten för digital förvaltnings hemsida (DIGG).
Fakturor till Sjöbo kommun - checklista
Följ denna checklista om du fakturera Sjöbo kommun.
Adressen är:
Sjöbo kommun
Box 54
275 22 Sjöbo
Alla leverantörer som skickar fakturor till Sjöbo kommun ska inneha F-skatt. Om leverantören är befriad från F-skatt ska det till varje faktura bifogas intyg från Skatteverket som styrker F-skattebefrielsen.
Är leverantören inte momsregistrerad ska fakturan inte innehålla några momsposter.
Det är obligatoriskt med referenskod för att fakturera Sjöbo kommun. Den inom Sjöbo kommun som beställer en vara eller tjänst ska uppge aktuell referenskod.
Referenskodens utseende:
Referenskod - 6 tecken, ex: 102030
Relaterad information
Sjöbo kommuns referenslista
För fakturor som innehåller känslig information om enskilda personer gäller annorlunda hantering. I dessa fall finns det olika regler beroende på vad fakturan avser.
Kontakta ekonomisupport innan första fakturan skickas.
E-post: ekonomisupport@sjobo.se
Fakturor till Individ och familjeomsorgen från behandlingshem, institutioner, familjehem eller liknande ska alltid skickas till:
Sjöbo kommun, Familjeförvaltningen, 275 80 Sjöbo.
Sjöbo kommun kan ta emot e-faktura på tre sätt:
- Sjöbo kommun tar emot e-faktura via nätverket PEPPOL. Sjöbo kommuns PEPPOL-ID är 0007:2120001090. Det format som Sjöbo kommun kan ta emot i PEPPOL nätverket är i PEPPOL BIS Billing 3.
- Sjöbo kommun har Pagero som VAN-operatör. Sjöbo kommuns GLN: 7362120001095. För uppsättning av fakturaflöde mellan er och Sjöbo kommun:
- Har ni Pagero som VAN-operatör, skicka förfrågan via Pagero online.
- För er som inte har Pagero som VAN-operatör, kontakta ekonomisupport@sjobo.se. - Om ni inte har ett affärssystem kan ni använda vår fakturaportal.
Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren. Skicka faktura i ett exemplar, inga fakturakopior. Kommunens leveransadresser är fortsatt oförändrade.
- Leverantörens juridiska namn, adress
- Momsregistrerings- eller VAT-nummer
- Bankgironummer
- Fakturanummer/OCR nummer
- Fakturadatum
- Totalbelopp
- Momsbelopp inklusive momssats
- Uppgift om utföraren har F-skattsedel
- Organisationsnummer
- Referenskod som består av 6 siffror
- Leveransdatum (när varorna såldes eller tjänsterna utfördes.
- I klartext vad fakturan avser, antal och à-pris per artikelrad, brutto- samt beskattningsunderlag för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår enhetspriset (om det inte är momsfri försäljning)
- Leverantörenskontaktperson och kontaktuppgifter
- Köparens juridiska namn och fakturadress, se punkt 1 ovan
- Köparens leveransadress med uppgift om enhet och gatuadress samt beställarens namn
- Har varorna hämtats ska detta framgå, samt namn på den som hämtat ut varorna.
Läs mer om vad en faktura ska innehålla på Skatteverkets hemsida.
Betalningsvillkor
Betalning av leverantörsfakturor sker 30 dagar efter fakturans ankomstdatum och efter godkänd leverans/prestation. I de fall detta är en helgdag sker betalning alltid närmaste bankdag framåt.
Försenad betalning
Om köparen inte betalar faktura i rätt tid medges att avgifter och dröjsmålsränta utgår enligt inkasso- och räntelagens bestämmelser (SFS 1981:739 och 1975:635).
Framställan avseende ersättning för försent betald faktura bör lämnas till köparen senast 30 dagar efter erlagd betalning genom separat faktura. Av framställan ska hänvisning till försenad faktura och referensnummer framgå.
Krav på ersättning för sen betalning får ej påföras efterföljande faktura. Eventuella påminnelser och krav skickas direkt till ekonomiavdelningen, med hänvisning till försenad faktura och referensnummer. Påminnelser och krav kan även mejlas, bifoga gärna fakturakopia.
E-post: ekonomisupport@sjobo.se